Tujuh Tips Cerdas Lamaran Kerja via Email agar Diterima Perusahaan

Dunia internet saat ini memang merambah ke berbagai aspek termasuk ke dalam sistem perekrutan tenaga kerja, terkhusus penerimaan surat lamaran kerja. Perusahaan yang dahulunya hanya menerima surat lamaran kerja via pos saja, sekarang sudah memiliki opsi lain yang lebih efisien, yakni menerima surat lamaran kerja via email.

Sebagian besar perusahaan tatkala membuka lowongan kerja, selalu menyediakan opsi untuk mengirimkan surat lamaran kerja dan beberapa dokumen penting lainnya via email.

Tentu saja, opsi ini bisa menguntungkan di kedua belah pihak. Bagi perusahaan, penerimaan aplikasi lamaran kerja via email tentu mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas (paperless) yang harus diterima dan diarsipkan.

Terlebih lagi, perusahaan juga lebih mudah dan cepat untuk membalas aplikasi lamaran kerja dengan bentuk email juga ke pelamar, yang tentu sangat tidak efisien ketika dilakukan via pos.

Di sisi lain, bagi pelamar kerja, pilihan untuk mengirimkan aplikasi lamaran kerja akan sangat membantu dalam masalah efisiensi waktu dan anggaran.

Jika pelamar kerja ingin mengirimkan surat lamaran kerja ke banyak perusahaan, tentu dengan mudah aplikasi tersebut dikopi dan disesuaikan sesuai kebutuhan lowongan kerja yang diminta.

Biaya untuk mengirimkan aplikasi lamaran kerja pun terbilang cukup murah dibandingkan mengirimkan via pos.

Akan tetapi, efisiensi dan kemudahan yang disediakan oleh media email, tentu tidak menghilangkan sisi ketelitian dan kecermatan pelamar kerja. Seringkali, pengiriman aplikasi lamaran kerja via email dilakukan dengan asal-asalan.

Asal kirim dan diterima oleh perusahaan yang membuka lowongan kerja. Tentu saja, Anda sebagai pelamar kerja ingin aplikasi lamaran kerja diterima oleh perusahaan dengan baik, bukan?

Oleh karena itu, pengiriman aplikasi lamaran kerja via email memiliki beberapa kriteria agar bisa diterima dengan baik oleh perusahaan.

Berikut ini tujuh tips cerdas mengirimkan aplikasi lamaran kerja via email agar diterima oleh perusahaan pembuka lowongan kerja dengan baik.

1. Tulis Judul (Subjek) Email Straight to the Point

Judul (subjek) email merupakan kriteria pertama yang harus benar-benar diperhatikan oleh calon pelamar kerja ketika mengirimkan aplikasi lamaran kerja lewat email.

Judul (subjek) email ada hal pertama yang dilihat dan dibaca oleh perusahaan pembuka lowongan kerja. Anda tentu tidak ingin aplikasi lamaran kerja Anda tidak dibaca isinya atau terlewatkan dari seleksi oleh tim perekrut perusahaan.

Ini disebabkan oleh banyaknya email-email yang masuk ke perusahaan, sehingga potensi untuk terlewat sangat mungkin terjadi.

Oleh karena itu, tuliskan judul email langsung kepada tujuan dan maksud dari email tersebut tanpa harus ditambahkan kata-kata pemanis lainya.

Tulis judul email dengan jelas, singkat, dan to the point. Anda dapat menuliskan judul email seperti berikut:

“Lamaran untuk Posisi Marketing PT Surya”

Dalam beberapa kasus tertentu, ada perusahaan yang sudah mengharuskan menuliskan judul email (subjek email) sesuai kriteria mereka. Seringkali mereka meminta para pelamar kerja menuliskan kode tertentu (kode posisi) di subjek email Anda.

Terutama, saat mereka membuka lowongan kerja untuk beberapa posisi. Anda harus benar-benar memperhatikan dengan seksama detail iklan lowongan kerja tersebut.

Jangan sampai salah menuliskan kode posisi yang diinginkan. Contoh kode posisi di subjek email:

“Lamaran MKT-01”

2. Dimanakah sebaiknya Surat Lamaran Kerja Ditulis?

Surat lamaran kerja adalah core dari pengiriman aplikasi lamaran kerja. Seringkali beberapa pelamar kerja merasa kebingungan dimana harus menuliskannya, di badan email atau file tersendiri.

Saran dari tim HRD di salah satu perusahaan multinasional, Anda bisa menuliskan surat lamaran kerja di badan email. Perusahaan tetap akan menerima surat lamaran kerja Anda dengan baik.

Akan tetapi, dalam beberapa kasus tertentu, seringkali perusahaan meminta untuk mengirimkan surat lamaran kerja dalam bentuk file tersendiri.

Mereka biasanya mencamtukan ketentuan tersebut dalam iklan lowongan kerja. Anda harus mencermati aturan tersebut dan mengikutinya.

3. Kalau Penulisan CV / Riwayat Hidup / Resume Bagaimana ya?

Penulisan riwayat hidup / CV / Resume sebaiknya ditempatkan dalam posisi file tersendiri. Jangan menuliskannya dalam badan email karena penulisan CV / Riwayat Hidup / Resume di badan email akan membutuhkan banyak ruang di badan email sehingga aplikasi lamaran kerja tidak lagi efisien.

4. Format File dalam Bentuk Apa ya? Word, PDF, atau Text.

Jenis file untuk penulisan aplikasi lamaran kerja biasanya perusahaan mencantumkan kriterianya dalam iklan lowongan kerja. Mereka bisa memberikan beberapa opsi sekaligus dengan menerima file aplikasi anda dalam bentuk Word atau PDF.

Jika perusahaan tidak khusus menyebutkan jenis file yang dimaksud, akan lebih baik anda mengikuti ketentuan umum dengan menuliskannya dalam format Word (.doc)

Untuk file jenis Text (.txt atau .rtf), akan lebih baik anda tidak menggunakan jenis file ini karena pada saat pengiriman via email, file tersebut terkadang muncul di badan email, terutama jika anda menggunakan email-email gratis semacam Yahoo, Gmail, atau Hotmail.

5. Berapakah Ukuran File Aplikasi Lamaran Kerja?

Mengenai ukuran file, perusahaan biasanya mencantumkan aturan khusus tentang jumlah total ukuran file yang bisa anda kirimkan. Biasanya kisaran antara 300-500 Kb, total ukuran file aplikasi lamaran kerja (surat lamaran, CV, foto, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya).

Perusahaan tentu agak kerepotan apabila harus menerima file aplikasi lamaran kerja dengan ukuran di atas 500 Kb. Terkadang, tim perekrut (HRD) menerima file aplikasi lamaran kerja dari smartphone mereka, semacam Blackberry dan Android.

Ukuran file yang terlalu besar akan sangat tidak efisien untuk diunduh ke platform smartphone mereka.

Oleh karena itu, periksa dengan cermat besar ukuran file total yang anda lampirkan. Biasanya file dengan foto, memerlukan ukuran yang besar.

Jika anda diminta menyertakan foto terbaru, perkecil (rezise) ukuran filenya dengan menggunakan berbagai jenis program foto editor.

6. Apakah Email Signature bisa Digunakan?

Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh provider email Anda di footer email anda. Email signature di provider penyedia email gratis semacam Gmail, Yahoo atau Hotmail, biasanya bisa Anda tuliskan sendiri.

Anda bisa memanfaatkan email signature ini untuk menuliskan profil singkat Anda, sehingga membantu memberikan kesan professional di aplikasi lamaran kerja Anda.

Biasanya email signature ini diisi dengan profil seperti Nama lengkap anda dan nomer telefon. Contoh email signature yang bisa membantu Anda untuk memberikan kesan professional.

Hormat Saya,

Adi Jaya, 08270300300

7. Proofread secara Keseluruhan dan Lakukan Tes Email

Untuk surat lamaran kerja via email, selain melakukan proof read, Anda juga perlu melakukan tes pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran Anda, lengkap dengan attachment-nya ke email lain.

Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang Anda punya.

Jika Anda hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat alamat email baru di Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.

Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang Anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain. Saat mengirimkan email dari Yahoo! ke Gmail, terkadang spasi email berubah dari satu menjadi dua.

Tapi sebaliknya, email yang saya kirim dari Gmail ke Yahoo! tidak berubah formatnya. Akan lebih baik anda sebaiknya menggunakan Gmail untuk pengiriman lamaran kerja.

(Bonus Tips) Doa.Doa.Doa, Tips Pamungkas dari Keseluruhan Proses

Ikhtiar / usaha sudah anda lakukan secara maksimal, maka akhiri segala usaha / ikhtiar anda dengan DOA secara maksimal juga.

Semua usaha yang Anda lakukan, tentu saja selalu harus mendapatkan izin dan ridho dari Allah SWT. Semoga anda sukses melamar kerja di perusahaan yang anda inginkan.

Untuk tips saat Anda akan menghadapi interview kerja, bisa dibaca disini.

Referensi Tambahan: haqqi.net